Как заполнить приходно расходную книгу по учету трудовых книжек




Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей — это журнал для регистрационных записей о фактах получения организацией новых формуляров от производителей/ распространителей бланков, выдачи их гражданам.

Для фиксации сведений о затратах организации на приобретение чистых формуляров трудовых книжек, расходах закупленных документов из-за выдачи экземпляров гражданам.
Частота, объем поступлений новых бланков и вкладышей происходит согласно договору об услуге, заключенному между организацией и распространителем/ изготовителем данной продукции.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

Самостоятельно приобретенный с рук документ (трудовая), принятый в бухгалтерии организации как соответствующий требованиям и обладающий должной защитой, впоследствии может быть признан как недействительный в Пенсионном фонде.

Ответственного за своевременное внесение сведений в журнал и подачу отчетности о движении документов, определяет руководитель организации. Чаще всего этой работой занимается бухгалтер организации.

При назначении ответственного за книгу учета, этот сотрудник должен ознакомиться с письменным изложением возлагаемых обязательств, после чего оставить роспись в документе о прочтении должностной инструкции.

Неправильное ведение и ответственность

Факт уничтожения документа должен подтверждаться документально (составляется акт). Для достоверности в акт вклеивают идентификационную информацию уничтоженного бланка (вырезанные поля с номером и серией уничтоженного бланка).

Приходно-расходная книга, как правило, используется в качестве журнала учета бланков строгой отчетности. К этой категории относятся и бланки трудовых книжек и вкладышей в них, которые хранятся на предприятии и используются по мере надобности.

Приходно-расходные книги ведутся с целью учета бланков строгой отчетности. К таким бланкам, в том числе, относятся документы, предназначенные для подтверждения хозяйственных и финансовых операций, а также те, которыми подтверждается страховой стаж гражданина. Отличительной особенностью таких бланков является не только печатная форма, но и наличие нумерации, присваиваемой еще на этапе изготовления документа в типографии.

Согласно положениям Правил и Инструкции порядок учета и хранения бланков трудовых книжек определен на уровне закона, который обязывает всех работодателей вести специальные книги по учету не только бланков, но и действующих книжек, которые работники сдают на ответственное хранение.
При этом в обязательном порядке издается приказ и назначается сотрудник, который будет осуществлять учет бланков и вносить соответствующие записи в книгу.

Обязанность сотрудника по ведению приходно-расходной книги по учету бланков трудовой должна быть закреплена в его должностной инструкции или дополнительном соглашении к трудовому договору.

Как ведется приходно-расходная книга учета трудовых книжек

Из этого следует, что приходно расходная книга учета бланков, в которой ведется учет наличия, поможет своевременно пополнить их запас и обеспечить соблюдение требований законодательства.

Приобретают бланки в ГОЗНАКе или у официальных дистрибьюторов, факт покупки оформляется договором. Передача производится по заявке специалиста кадрового отдела, составляемой в вольной форме с указанием необходимого количества.

Число и месяц указываются двумя арабскими цифрами, год – четырьмя. При получении бланков указывается дата подписания договора, при отпуске – дата подачи заявки, при списании – дата составления акта.

Заполняются в случае приобретения бланков. В графе «Количество» указывается, сколько штук получено, их серии и номера. Например: «8 шт, серия АН, номера с 0205588 по 0205606». В графе «Сумма» – общая стоимость оплаты, это основание для расчета размера возмещения, получаемого от сотрудников.

Заполняются аналогично графам 7-8. В графе «Сумма» указывается размер оплаты, внесенной работником организации или высчитанной у него из зарплаты. По решению организации эта оплата может не взиматься с сотрудников.

Как ведется приходно расходная книга по учету бланков трудовой

В случае списания испорченных бланков указывается их общая стоимость. Если порча произошла не по вине работника (неверная запись, утрата в результате форс-мажора), оплата возлагается на компанию.

В случае отсутствия книги прихода-расхода бланков трудовых составляется докладная записка или рапорт на имя первого руководителя компании. Затем книга покупается, оформляется и регистрируется датой вышеуказанного документа.
Это недопустимо, так как бланки являются документацией строгой отчетности, должны иметь несколько степеней защиты, выпускаться только ГОЗНАКом, распространяться им же, возможно – через официальных дистрибьюторов, приобретаться исключительно по договору.

Приходно-расходная книга по учету трудовых книжек является одним из основных реестров документооборота предприятия, где есть наемные сотрудники. Каким образом осуществляется ведение такого документа — рассмотрим ниже.

Там фиксируют данные об:

  • издержках компании на закупку чистых бланков трудкнижек;
  • расходовании приобретенных документов ввиду выдачи/оформления персональной трудовой документации работникам.

Назначенный ответственный за учетную книгу должен:

  • ознакамиться с письменным вариантом возлагаемых на него обязательств;
  • расписаться в реестре ознакомления с должностными инструкциями.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки

До начала официального использования Книги заполняется ее титульник. Туда вписывается числовой код, зафиксированный на заводской пломбе в соответствующей графе.

Последовательность прошивной процедуры:

  • проделываются сквозные отверстия в левом незаполненном журнальном секторе. Делая дырки, нужно учесть удобство дальнейшего использования книги после прошивки,
  • через получившиеся отверстия продевают суровую или другую крепкую нитку так, чтобы в конце работы на обороте остались два кончика нити по 7–8 см. Они завязываются узлом,
  • поверх узла и приклеивается бумажный лист. Его поверхность предназначается для заверительной надписи о числе страниц в книге, дате проведения прошивки, сведениях о человеке, выполнившим процедуру (ФИО сокращенно и полностью, подпись).

Если ответственное за их выдачу лицо предполагает, что незаполненных документов может оказаться недостаточно, то он обязан уведомить об этом руководство в заявительной форме.



Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *